Vertrouwenscontactpersoon

Protocol vertrouwenscontactpersoon (VCP)

Binnen de Vughtse IJsclub zijn een of meerdere vertrouwenscontactpersonen benoemd. Zij worden voor een periode van vier jaar aangesteld door de ALV. Leden van de Vughtse IJsclub kunnen de vertrouwenscontactpersonen benaderen als men een probleem binnen de Vughtse IJsclub ervaart. De vertrouwenscontactpersonen zorgen dat de klachten met zorg worden behandeld en bemiddelen in een goede oplossing.

1. Bepalingen
1.1. De vertrouwenscontactpersonen handelen onafhankelijk van schaatsvereniging de Vughtse IJsclub.
1.2. De vertrouwenscontactpersonen hebben absolute geheimhoudingsplicht.
1.3. De vertrouwenscontactpersonen verrichten hun taken uitsluitend op uitdrukkelijke wens en met toestemming van een lid van de Vughtse IJsclub of een ander persoon in een relatie tot de Vughtse IJsclub.
1.4. De vertrouwenscontactpersonen kunnen het bestuur gevraagd of ongevraagd adviseren of informeren inzake het beleid rondom het omgaan met ongewenst gedrag binnen de vereniging.

2. Bereikbaarheid
De vertrouwenspersonen dienen altijd binnen twee dagen te reageren op een melding (bij afwezigheid van de vertrouwenscontactpersoon, zie punt 8). Er kan op contact met de vertrouwenscontactpersonen worden opgenomen via het e-mailadres: vertrouwenspersoon@vijc.nl

3. Werkzaamheden
De vertrouwenscontactpersonen zullen altijd een luisterend oor bieden. Zij brengen de situatie waarover contact is opgenomen in kaart en geven informatie over de mogelijk te nemen vervolgstappen. De vertrouwenscontactpersonen geven advies, bemiddelen en kunnen doorverwijzen naar een andere (hulpverlenende) instantie. Zij evalueert en volgt het proces.

4. Inschakelen andere organisaties of personen
Als de situatie waarover een lid van de Vughtse IJsclub contact heeft gehad met één van de vertrouwenscontactpersonen hiertoe aanleiding geeft kan, alleen na schriftelijke toestemming van de betrokkene, een derde partij worden ingeschakeld

5. Privacy en geheimhouding
De vertrouwenscontactpersonen hebben een geheimhoudingsplicht. Zij kunnen met elkaar de situatie bespreken en elkaar ondersteunen in de uitvoering van de taken. Zij zorgen voor de bescherming van de privacy van de persoon die contact heeft opgenomen met één of beide vertrouwenscontactpersonen. De geheimhouding duurt voort, ook wanneer zij als lid van de Vughtse IJsclub de vereniging hebben verlaten of als zij als vertrouwenscontactpersonen hun functie beëindigen.

6. Verslaglegging
Iedere melding wordt door de vertrouwenscontactpersonen schriftelijk vastgelegd en van alle contactmomenten wordt een verslag gemaakt. Zij voorzien niet in actieve informatievoorziening naar derden. De betreffende persoon kan op verzoek de verslaglegging, die op zijn of haar naam is aangemaakt, inzien. Hij of zij kan informatie laten toevoegen aan de verslaglegging indien dit relevant wordt geacht. Mocht er sprake zijn van een meningsverschil omtrent de inhoud van de verslaglegging dan blijft de oorspronkelijke rapportage van de vertrouwenscontactpersoon altijd aanwezig in het dossier maar kan een aanvulling van betrokkene worden toegevoegd. Het bijhouden van het verslag gebeurt in digitale vorm, waarbij door afscherming met een wachtwoord zorg gedragen wordt dat geen ander dan de vertrouwenscontactpersonen deze gegevens kan inzien en muteren.

7. Verantwoording
Uiterlijk een week voor de laatste bestuursvergadering van het seizoen zullen de vertrouwenscontactpersonen schriftelijk rapporteren aan de voorzitter van het bestuur van de Vughtse IJsclub. Dit verslag zal geanonimiseerd zijn waarbij er niet op persoon of team kan worden herleid. In dit verslag staat de aard van de melding en de wijze van afhandeling of de mededeling dat de casus nog niet is afgerond.

8. Vervanging bij afwezigheid vertrouwenscontactpersonen
In principe wordt bij afwezigheid niet voorzien in vervanging. Op de website van de Vughtse IJsclub zal duidelijk kenbaar worden gemaakt dat er bij afwezigheid van de vertrouwenscontactpersoon of het uitblijven van respons binnen twee dagen na aanleiding van een hulpvraag, geadviseerd wordt een coach, een bestuurslid of eventueel derden in te schakelen als langer wachten geen optie is.

9. Verklaring omtrent gedrag (VOG)
De secretaris van de Vughtse IJsclub vraagt de VOG’s aan voor de functionarissen die hier volgens het Huishoudelijk Reglement voor in aanmerking komen, beheert deze en ziet toe op reguliere vernieuwingen, dit is na 3 jaar.

10. Afgewezen VOG
Op voorhand zal het niet afgeven van een VOG door de Minister van Justitie per definitie inhouden dat de persoon waarvoor een VOG benodigd is om zijn of haar werkzaamheden bij De Vughtse IJsclub te mogen uitvoeren, wordt uitgesloten van deze werkzaamheden.

11. Aangifte
Wanneer ongewenst gedrag bestaat uit strafbare feiten of vermoeden hiervan die beschreven staan in het Wetboek van Strafrecht zijn de vertrouwenscontactpersonen gerechtigd om dit kenbaar te maken bij een daarvoor ingesteld meldpunt. Het slachtoffer moet zelf aangifte doen bij de politie. Hierbij kunnen de vertrouwenscontactpersonen eventueel een begeleidende rol hebben.

12. Vergoeding
Het uitvoeren van de taak als vertrouwenscontactpersoon wordt binnen de Vughtse IJsclub beschouwd als vrijwilligerswerk.

Versie: mei 2018