Secretaris in het bestuur
Omdat de huidige secretaris dit najaar aftreedt, zoekt het bestuur van de VIJC een nieuwe secretaris.
Rol van de secretaris
De VIJC is een actieve vereniging met vaste activiteiten door het jaar heen. De zomer- en wintertrainingen, evenementen als Start-to-Skate en de Wielerploegentijdrit, activiteiten voor de jeugd en gezellige bijeenkomsten voor de leden. Veel leden en commissies zetten zich hiervoor in.
Alle activiteiten liggen vast in de jaarkalender. Voor evenementen en processen zijn draaiboeken en procedures opgesteld. Het bestuur zorgt dat de vereniging blijft draaien en doet daarvoor alles wat nodig is. De secretaris is het bestuurslid dat andere bestuursleden helpt om zich te houden aan haar eigen afspraken, zodat de boel niet stagneert.
Taken van de secretaris
• Het bestuur vergadert tenminste 8 keer per jaar. De secretaris stelt de agenda op voor de bestuursvergaderingen en noteert na afloop de afspraken.
• Twee keer per jaar is er een algemene ledenvergadering. De secretaris stuurt daarvoor de uitnodigingen naar de leden en maakt ook het verslag van de ALV.
• De secretaris schrijft ook het inhoudelijk jaarverslag op basis van input van andere bestuursleden en de ledenadministratie.
• De secretaris beheert de mailbox van het bestuur, het digitale archief en de agenda voor gebruik van het clubhuis.
Wat moet je kunnen?
A. Het is handig als je als helder kunt schrijven en kort en bondig afspraken kunt noteren die iedereen begrijpt. Stukken overzichtelijk kunnen archiveren komt ook van pas. Goed kunnen plannen en vastgelegde procedures kunnen bewaken is belangrijk.
B. Het is een groot voordeel als je het interessant vindt om je met de organisatie van de vereniging te bemoeien, de mensen te leren kennen die actief zijn binnen de VIJC en informatie door te spelen naar degenen die er iets mee kunnen. Als secretaris hoef je het meestal niet zelf te doen.
C. Je moet het niet erg vinden om mensen aan hun jas te trekken, ze te blijven herinneren aan hun afspraken. Je bent als secretaris eigenlijk het geheugen van de organisatie.
Belangstelling?
Ineke Sagasser, de huidige secretaris, kan je meer vertellen over de gang van zaken.
Mail naar de secretaris@vijc.nl.